In meinem Blog gibt es Sachinformationen, Meinung und Handlungsempfehlungen

Ja, die Überschrift ist etwas ketzerisch, doch schreibe ich in diesem Blog auch nicht über das Strahlenschutzgesetz oder das Windenergie-an-See-Gesetz, die neben 71 weiteren Gesetzen Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV erfahren haben. Und zugegeben, die Abkehr vom Schriftformerfordernis bei Arbeitsverträgen durch die Änderung des Nachweisgesetzes ist auch eine echte Erleichterung und vor allem zeitgemäß.

Hier geht es um die geplante Erleichterung für die Aufbewahrung von Belegen, also ein ganz pragmatisches Thema im Alltag meiner Mandanten.

Die von 10 auf 8 Jahre verkürzte Aufbewahrungsdauer von Belegen nach 257 HGB wirft nämlich in der Datenschutzpraxis durchaus Fragen auf, die aus der Hüfte heraus gar nicht so einfach zu beantworten sind. Wie wir wissen, sind auf Rechnungen – egal ob Debitor oder Kreditor – durchaus auch personenbezogene Daten enthalten, so dass die Speicherung einer Rechnung datenschutzrechtlich eine Verarbeitung darstellt und im Verarbeitungsverzeichnis nicht nur mit der Aufbewahrungsdauer sondern idealerweise auch mit der Rechtsgrundlage für die Aufbewahrungsdauer hinterlegt werden sollte.

Und jetzt wird es spannend. Während Bilanzen und Unterlagen die zu ihrem Verständnis dienen, 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, macht der Gesetzgeber bei so etwas völlig belanglosem wie einer Eingangs-und Ausgangsrechnung eine Ausnahme und erlaubt eine Vernichtung dieser bereits nach 8 Jahren.

Ist es nicht so, dass auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen dazu beitragen könnten die Entstehungsgeschichte einer Bilanz besser zu verstehen, ja vielleicht sogar nachzuweisen? Ich habe mir sagen lassen, dass es so etwas wie Steuerprüfungen geben soll, in Bayern haben wir hierfür die stattliche Anzahl von ca. 5.000 Steuerprüfern!

Lieber Gesetzgeber, da hast du einen ordentlichen Bock geschossen. Von einer Entlastung ist hier keine Spur. Verlagerung des Aufwands an externe Berater, mehr Dokumentationsaufwand beim Steuerpflichtigen aka Verantwortlichen und am Ende des Tages latente Verunsicherung in der Buchhaltung der KMUs.

Meinen Mandanten empfehle ich die bisherige Praxis mit einer Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren beizubehalten. Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Nachsetzungsfrist aus § 169 AO. Vielen Dank Herr Lindner – thats it!